Runfire Cappadocia Ultra Maratonu, birbirinden farklı zemin özelliklerine sahip, vadi geçişleri ve Tuz Gölü etapları gibi her biri ayrı bir deneyim vaat eden çok özel bir parkurda koşulacaktır.

Parkurun tamamının belirlenen zaman aralıklarında ve koşullarda kat edilmesi gerekmektedir. Bunun dışındaki durumlarda yarış bitirilmemiş sayılacaktır.

Rota, kontrol noktaları ve ana kamplardan oluşmaktadır. Her bir koşucu parkur üzerindeki kontrol noktalarını geçerek ana kampa ulaşmak zorundadır. Herhangi bir kontrol noktası veya ana kamptan geçmeyen veya buralarda kimlik kartını işaretletmeyen koşucu yarıştan çıkmış sayılacaktır.

Lojistik olarak her bir kontrol noktası önceden bildirilecek bir zaman sonunda kapatılacaktır. Bu süre içinde kontrol noktasına ulaşamayan koşucular yarıştan çıkmış sayılacaktır. Yarış direktörü tarafından zamanlamalarda yarış şartlarına göre esneklikler yapılabilir.

Yarışın önemli bir özelliği kendine yeterliliktir. Yalnızca "Ultra Maraton Kategorisi" için geçerli olmakla birlikte yarış süresince yenilecek gıdalar sırt çantasında taşınacaktır. Dışarıdan yiyecek yardımı alan (diğer koşucular, görevliler, yerel insanlar, yerleşim birimlerinden geçerken yiyecek veya içecek satın alma) koşucular ve başka bir koşucuya yiyecek veren koşucular yarıştan çıkarılacaktır. Bir koşucunun yiyeceğinin bitmesi veya yarışı tamamlayamayacak kadar azalması yarıştan çıkarılmaya sebep olur. Organizasyon belirli aralıklarla yiyecek ve çanta kontrolü yapabilir.

RFC Zor1Gün Kategorisi katılımcıları kamp alanında geçirdikleri süre boyunca organizasyon yemek hizmetinden faydalanır. Ancak koşu esnasında parkur boyunca yiyecek desteği yapılmayacaktır. Bu nedenle 32 saatlik yarış boyunca ihtiyaç duyulacak gıda malzemelerinin sırt çantasında bulundurulması zorunludur. Koşucular bu malzemeleri kendileri getirirler.

Discovery 4G, Discovery 6G ve Kurumsal Yarışlar kategorisi katılımcıları yiyeceklerini temin etmek ya da taşımakla yükümlü değildir. Bu kategoriler için yiyecek ihtiyacı organizasyon tarafından karşılanır. Kamp alanlarında kahvaltı ve akşam yemeği ile öğlen yemeği olarak kumanya organizasyon tarafından temin edilir. Bunlar dışında koşu esnasında parkur üzerinde yiyecek desteği verilmez. Koşu esnasında ihtiyaç duyulacağı düşünülen yiyecekler (besin takviyeleri, enerji jelleri, barlar vb.) koşucular tarafından isteğe bağlı olarak getirilebilir ve çantalarında taşınabilir.

Katılımcılara kamp alanında içme suyu ve yemek hazırlamak için sıcak su temin edilecektir. Parkur içinde su belirli aralıklarla ve yetecek miktarda organizasyon tarafından sağlanacaktır. Her koşucu yeterince su almak ve içmek zorundadır. Dehidratasyon sebebiyle serum takılması gereken koşucu ilkinde 2 saat, ikincide 4 saat daha sonra yarıştan çıkarılma cezası alır.

Kategorilere göre farklılık göstermekle birlikte, katılımcılar her bir kategori için belirlenen taşınması zorunlu malzemelerini tüm koşu boyunca kendi sırt çantalarında taşıyacaktır. Zorunlu malzemelerin yarış esnasında bulundurulmaması yarıştan çıkarılmaya sebep olur. Organizasyon görevli ve hakemleri yarışın herhangi bir anında zorunlu malzeme ve çanta kontrolü yapma hakkına sahiptir.

Yarış sırasında süresi ve mesafesi ne olursa olsun herhangi bir taşıyıcıya binme (motorlu araç, bisiklet, at arabası, at, eşek, katır vs.) yarıştan çıkarılmaya sebep olacaktır.

Katılımcılar ana kamp alanlarında organizasyon tarafından kurulan çadırlarda konaklayacaktır. Koşucular her etap sonrası ana kampta kalmak zorundadırlar. Ana kamp dışında gecelemek yarıştan çıkarılmaya sebep olur. Organizasyonun haberi olmadan, belirlenen çadır dışında başka bir çadırda kalmak ilkinde 2 saat süre cezası daha sonra yarıştan çıkarılmaya sebep olur. Organizasyon gerekli gördüğü durum ve zamanda yarışmacıların çadırlarını değiştirebilir.

Ana kamp ve kontrol noktalarında belirlenen alanlar dışında çöp atmak, ilkinde 2 saat süre daha sonra yarıştan çıkarılma ile cezalandırılır.

RFC Ultra Maratonu, dünya mirası bir doğal ve tarihi çevre içinde koşulacaktır. Rota üstünde ve çevresindeki doğal ve tarihi varlıklara zarar vermek yarıştan çıkarılmaya sebep olacağı gibi TC yasalarına göre de suçtur. Böyle bir durumda sorumluluk kişinin kendisine aittir.

Diğer koşucuları ısrarlı olarak rahatsız edici şekildeki davranışlar yarıştan çıkarılmaya sebep olabilir. Bu konunda karar verme yetkisi yarış direktöründedir.

Koşuya katılabilmek için 18 yaşını tamamlamış olmak gerekir. 18 yaşının altındaki katılımcılar eşlik eden (koşucu olarak) ebeveynlerinin varlığında yarışa katılabilirler. 18 yaşın altındaki katılımcıların, kayıt esnasında, web sitesinde yer alan Veli İzin Formunu doldurarak, yasal velilerine imzalatmaları ve organizasyon yetkililerine fakslamaları gerekmektedir. Formun aslı yarışın ilk günü diğer tüm formlarla birlikte organizasyon görevlilerine teslim edilmelidir.

Yarışa her kategori için belirli sayıda katılımcı kabul edilecektir. Kategoriler için belirlenmiş kapasitelerin dolması durumunda öncelik kesin kayıt işlemini gerçekleştirmiş katılımcılara verilir.

Kategorilere göre yarışmaya kabul edilecek sporcu sayısı:

Ultra Maraton: 100 kişi
RFC Zor1Gün: 40 kişi
Discovery 6G: 60 kişi
Discovery 4G: 60 kişi
RFC 20K: 100 kişi
Kurumsal Yarışlar: 10 Takım (her takım 4 kişi)

Yarışma kayıt işlemi ilgili kategorinin katılım ücretinin ödenmesiyle gerçekleşmiş sayılır. Ödeme yapılmadan kesin kayıt gerçekleşmiş sayılmaz.

Katılım ücreti, ödeme imkanları, indirimler ve katılım ücretine dahil olan hizmetler ile ilgili detaylı bilgi katılım ücretleri sayfasında detaylı bir şekilde verilmiştir.

Katılımını iptal etmek isteyen koşuculara 31 Mayıs'a kadar katılım ücretinin %10'u kesilerek, geri ödeme yapılır. Bu tarihten sonra geri ödeme yapılamaz.

Kayıtlar maraton tarihinden 1 hafta önce (15 Temmuz 2016'da) kapatılacaktır. Kayıtların kapanmasının ardından kategoriler arasında değişiklik / geçiş gerçekleştirilemez.

Yarışmacı adaylarının katılımlarına engel olmadığını belirten bir sağlık raporu ve EKG testi sunmaları gerekmektedir. Bu iki sağlık belgesi, başvuru ile birlikte sunulmalıdır.

Yarış fiziksel ve ruhsal olarak üst düzeyde dayanıklılık gerektirdiğinden katılımcıların iyi bir hazırlık dönemi geçirmiş olması gereklidir. Her koşucu yarıştan önce koşuya kendi isteğiyle katıldığını ve sorumluluğun kendisinde olduğunu kabul eden bir muvaffakatname imzalayacaktır.

Yarışa katılım bireysel veya takım olarak gerçekleşebilir. Bireysel katılımda tüm katılımcılar genel bir sıralama içinde değerlendirilecekler ve ayrıca kadınlar/erkekler sıralaması yapılacaktır.

Her koşucunun derecesi tüm etaplarda elde ettiği sürelerin toplamına eğer varsa ceza sürelerinin eklenmesi ile belirlenecektir. İtiraz durumunda organizasyonun kayıtları esas alınacaktır. Ayrıca her bir kontrol noktasına varış süreleri de kaydedilecektir.

"Kurumsal Yarışlar" kategorisinde her bir takım dört (4) koşucudan oluşmakta ve yarış aynı parkur üzerinde devam etmektedir. Takım üyelerinin kontrol noktalarına birlikte girmeleri gerekmektedir. Takım yarışında takım üyeleri aynı zamanda bireysel olarak da yarışta kabul edilecek, takım üyelerinden biri yarışı bırakacak olursa, takım diskalifiye olacak ancak takımın diğer üyeleri bireysel olarak yarışa Discovery 4G kategorisinde devam edebileceklerdir. Takım süresi her üye için ayrıca bireysel süre olarak ta kaydedilecektir. Böylece takımın bir üyesinin yarıştan çıkması durumunda takımın o ana kadar olan süreleri bireysel süre olarak kabul edilecektir. Takım üyelerinin bireysel olarak aldıkları süre cezaları takım süresine de yansıtılacaktır.

Dereceye girenlere koşu sonrası düzenlenecek törende kupa ve madalya verilecektir. Para ödülü yoktur.

Yarış boyunca profesyonel arama kurtarma ve sağlık ekipleri bulunacaktır. Ana medikal hizmetler ana kampta verilecek ancak kontrol noktalarında da basit hizmetler sunulacaktır. Bu medikal ekip yarış sırasında sahada da görev yapacaktır. Medikal ekip yarışçıların tıbbi durumları uygun değilse tek taraflı olarak koşucuyu yarıştan çıkarabilir. Ancak koşucunun yarışı bitirebilmesi organizasyonun da tercihidir.

Yarışın rotasının sorumluluğu ve yarış süresince yönetim yarış direktöründedir. Rota, koşuculara yarış öncesi yol haritası şeklinde verilecektir. Hava koşulları veya diğer etmenler sebebiyle yarış rotası değiştirilebilir, buna karar vermek yarış direktörünün yetkisindedir. Kontrol noktalarının yerleri ve ana kamp lokalizasyonları da yine yarış direktörü kararıyla değiştirilebilir. Her akşam yarış direktörü tarafından o günkü rota hakkında brifing verilecektir.

Katılımcılar yanlarındaki değerli eşyaları ve diğer eşyaları yarıştan önce organizasyonca belirlenen görevliye teslim edebilirler. Yarış bitiminde bu eşyalar kendilerine teslim edilecektir. Yarış süresince sırt çantalarında taşınacak eşyaların sorumluluğu sporcunun kendisine aittir.

Yarışmacılar koşu için sponsor kullanabilirler. Sponsor logoları göğüs ve sırt çantası üzerine konulacak numaraları örtmeyecek şekilde istendiği gibi koşucunun üstünde bulunabilir. Bunun dışındaki alanlardaki sponsor logoları organizasyon komitesi tarafından belirlenir.

Yarışmacılar istedikleri noktada yarışı bırakabilirler. Yarışı bırakmış sayılmak için görevlilere haber vermiş ve bırakma belgesini imzalamış olmak gereklidir. Bu noktadan sonra kimlik kartları geri alınır ve tekrar yarışa geri dönülemez ancak kalan etapların istenilen bölümleri koşulabilir. Yarışı bırakan koşucular depozitolarını geri alamazlar. Yarışı bırakan koşucunun yiyecek ve malzemelerini bir başka koşucuya vermesi o koşucunun da diskalifiye olmasına neden olur. Yarışın bırakılması durumunda katılımcının her gün ana kampa personel ile birlikte transfer ve personel yemeğinden yararlanma hakkı vardır. Sporcunun, kamp alanından ayrılma talebi durumunda en yakın şehir merkezine transferi organizasyon tarafından gerçekleştirilir.

Yarışa kayıt yaptıran tüm koşucular yarış kurallarını tümüyle kabul etmiş sayılırlar.